Il preventivo di commessa svolge tipicamente tre ruoli. Innanzitutto, il preventivo è l’esteriorizzazione dell’attività commerciale dell’impresa. È, infatti, il documento formale che consente all’impresa di intraprendere e, nel caso, concludere la trattativa commerciale con il cliente. Nel preventivo, infatti, e nei documenti che lo accompagnano, si traducono nei termini economico-finanziari e nelle condizioni di qualità e tempi, le richieste del cliente e le condizioni di accettabilità di quelle richieste da parte dell’impresa.

L’esistenza di esigenze diverse rende il preventivo frutto di compromessi e orientamenti strategici che possono pregiudicare o aumentare la probabilità di aggiudicarsi una commessa. Tempi più stringenti o una qualità finale del prodotto maggiore, potrebbero ad esempio condurre a costi di produzione maggiori, con minori margini effettivi in caso di trattativa serrata con il cliente.

Poiché il preventivo di commessa è uno strumento commerciale, esso va predisposto anche in considerazione dei concorrenti dell’impresa e del tipo di concorrenza che si svolge in un certo settore. Per un’impresa che opera in settori molto concorrenziali, la capacità di fondere in un preventivo equilibrato le esigenze del cliente in termini di tempi, costi e qualità e la necessità acquisire una commessa profittevole non è sempre facile.

Il secondo ruolo che il preventivo di commessa riveste è quello di riferimento operativo per l’esecuzione della commessa. Nel preventivo sono infatti definiti livelli qualitativi e tempi di esecuzione che sono essenziali per l’esecuzione della commessa. Uno sforamento dei tempi può comportare, ad esempio, il pagamento di penali e nei casi più gravi la perdita di fiducia da parte del cliente. Analogamente, problemi con la qualità dei materiali o servizi acquisiti dall’esterno o delle lavorazioni interne può comportare la necessità di rilavorazioni con aggravio dei costi e allungamento dei tempi di realizzazione.

Infine, l’esecuzione della commessa deve avvenire rispettando non solo le condizioni essenziali per il cliente di qualità e tempo, ma anche garantendo che l’impresa possa ottenere dalla commessa un saggio di marginalità in linea con quello obiettivo e, comunque non troppo distante da quello ipotizzato nella formulazione del preventivo. Conseguentemente, il preventivo funge anche da riferimento essenziale per il controllo della commessa. Questo terzo ruolo compendia e cuce insieme gli altri due. Infatti, in quanto strumento commerciale, il preventivo identifica i ricavi e i margini obiettivo della commessa (a meno di extra-costi derivanti da richieste del cliente o condizioni non inizialmente previste). In quanto riferimento per l’attività di esecuzione, consente di identificare scostamenti di tempo, efficienza e qualità che sono fondamentali per l’esercizio dell’attività di project management.

Questo triplice ruolo del preventivo non è sempre ben compreso dalle imprese che operano su commessa, che sono spesso bilanciate su un versante o sull’altro in funzione della loro cultura e che difficilmente sono in grado di riorientare i propri atteggiamenti in tempi brevi.

Ad esempio, nel caso di un’impresa che opera nel settore dell’Oil & Gas, il preventivo era costruito partendo dalle esigenze interne della produzione, con scarsa considerazione degli aspetti commerciali, tra questi, in specie, la necessità di confrontare la proposta economica dell’impresa con quella dei concorrenti. Ciò ha prodotto la formulazione di numerose offerte che non si sono tradotte in commesse acquisite. L’analisi della redditività dei ricavi di vendita dei principali concorrenti e di alcuni clienti ha evidenziato valori molto modesti rispetto alla media degli altri settori. Da ciò si è partiti per riequilibrare il ruolo del preventivo verso il lato commerciale. L’acquisizione di commesse, infatti, avrebbe richiesto all’impresa di operare con prezzi comparabili rispetto ai concorrenti e non necessariamente determinati in base alle condizioni di efficienza attuali. Inoltre, per rendere l’acquisizione delle commesse profittevole, l’impresa avrebbe dovuto investire nel recupero di efficienza lungo l’intero processo di esecuzione della commessa.

In un’altra azienda che produce piccoli impianti per il settore energetico, il preventivo di commessa era totalmente svincolato dall’attività produttiva e di controllo della gestione. L’esecuzione della commessa, infatti, veniva avviata con la predisposizione di un GANTT ma non sempre dopo lo svolgimento di un kick-off meeting. I tempi di esecuzione della commessa erano di fatto svincolati dagli accordi commerciali siglati con il cliente, poiché seguivano le esigenze aziendali. Anche il controllo della commessa non veniva di fatto svolto. Le commesse venivano “seguite” più che gestite e ci si limitava a rilevare i tempi di esecuzione senza lo stimolo di confrontarli con quanto espresso in fase di preventivo per adottare azioni correttive circa l’avanzamento della commessa.

Il mancato equilibrio tra i tre ruoli assegnati al preventivo conduce in genere a una riduzione della performance aziendale e alla necessità di affrontare tensioni operative nel corso dell’esecuzione della commessa.

Le condizioni, anche economiche, formalizzate nel preventivo determinano il valore massimo che la commessa può avere per un’impresa, a meno di eventi straordinari, quali ad esempio la modifica di richieste da parte del cliente. Perciò, la costruzione di un preventivo sarà sempre frutto del bilanciamento tra l’esigenza di non proporre prezzi troppo bassi, che quindi causano la perdita di margini per l’impresa, e quella di proporre prezzi troppo elevati e quindi fuori mercato che possono perciò compromettere l’acquisizione della commessa.

La costruzione di un preventivo efficace dipende da alcune condizioni, tra cui:

1)La competenza tecnica che consente al preventivista di tradurre le richieste del cliente nelle attività da svolgere e nei livelli di qualità minimi attesi.

In genere al preventivista, o al team che elaborail preventivo, è richiesta l’integrazione di più competenze, e tra questesicuramente quelle tecniche. A seconda del settore e del progetto darealizzare, infatti, le specifiche ricevute dal cliente possono essere raccoltein poche righe o in centinaia di pagine di documenti. La capacità del preventivistadi analizzare tutte le informazioni ricevute e individuare, tra queste, quelleveramente essenziali alla costruzione del preventivo è una delle qualità piùimportanti. Occorre, inoltre, considerare che gli obiettivi di tempo nonriguardano solo l’esecuzione della commessa, ma anche la presentazione delpreventivo. Non è raro, infatti, che imprese incapaci di essere tempestivenella predisposizione dei preventivi finiscano per essere estromesse dalla garae da altre indette dallo stesso cliente.

2)La conoscenza dei tempi e dei costi necessari per lo svolgimento della commessa da acquisire: 

La conoscenza dei tempi e delle fasi necessarie per l’esecuzione della commessa è fondamentale per la realizzazione di un preventivo efficace.

Non tutte le imprese però dispongono di tale conoscenza a livello organizzativo. In alcuni casi, ad esempio, solo alcune delle persone impegnate nell’attività di preventivazione hanno a disposizione tale conoscenza; in altri casi questa conoscenza è carente a livello complessivo. In alcune aziende, anche i confini delle fasi di lavorazioni non sono parte del patrimonio di conoscenze condiviso. La comprensione delle fasi da svolgere per la realizzazione della commessa è poi importante ai fini del controllo della commessa e dell’acquisizione ed elaborazione di dati relativi alle commesse. Raccordare le fasi e le attività intorno alle quali si articola il preventivo con quelle impiegate per il controllo della commessa è, infatti, utile per confrontare l’efficienza dell’avanzamento della commessa, fase per fase, rispetto a quanto preventivato, e per raccogliere indicazioni, relative alle singole fasi, per l’individuazione di tempi e costi standard.

3)La sensibilità relativa ai prezzi di acquisto dei componenti, dei materiali e dei servizi esterni

La valorizzazione degli acquisti può svolgersi secondo modalità diverse, legate sia all’organizzazione dell’azienda e ai sistemi di cui essa dispone, sia alla novità del componente rispetto alle esperienze aziendali. Ad esempio, il costo di un componente ricorrente nelle commesse realizzate da un’impresa, è tipicamente di facile preventivazione. Anche variazioni modeste rispetto ad un componente normalmente acquistato dall’azienda possono non rappresentare un problema rilevante per la preventivazione. In altri casi, si può operare mediante comparazioni con i componenti noti.

4)La conoscenza delle fonti del valore della commessa

La marginalità delle imprese che operano su commessa può derivare da più fonti che dipendono dal tipo di attività che l’impresa svolge e dal modo con cui è organizzata.

In termini generali, i margini di una commessa derivano dalla capacità dell’impresa di gestire in modo efficace: la fase di trattativa commerciale con il cliente (la preventivazione della commessa); l’esecuzione degli acquisti di materie e servizi esterni; l’esecuzione delle commesse; la gestione di modifiche richieste dal cliente.

L’importanza delle fonti di margine è diversa a seconda del settore in cui l’impresa opera.

5)La capacità di fissare prezzi congrui con le attese dei clienti e tenendo conto della concorrenza

La capacità di fissare prezzi congrui con le attese dei clienti e tenendo conto della concorrenza è un’altra importante condizione per la generazione di un buon preventivo. Questo aspetto ha a che fare con il pricing della commessa (Marzo e Scarpino, 2021).

Nella maggior parte delle imprese con cui abbiamo lavorato, la definizione del prezzo della commessa avviene con la logica del mark-up: si parte dall’elenco delle voci di costo, per acquisti esterni e per lavorazioni interne, e si aggiunge a questo valore un margine che è generalmente determinato in proporzione ai costi stessi oppure al prezzo di vendita. Ne risulta perciò un prezzo che è basato sui costi che l’impresa ha preventivato di sostenere per realizzare la commessa. Determinare i prezzi a partire dai costi di produzione, però, può generare numerosi problemi all'impresa, come abbiamo già chiarito in un altro articolo.

In molti casi, il margine aggiunto ai costi è distinto in due componenti. Il margine reale che l’impresa vuole ottenere e il margine di trattativa. Quest’ultimo rappresenta lo sconto massimo che l’impresa è disponibile a praticare al cliente per acquisire la commessa.

6)La sensibilità in merito alla sostenibilità finanziaria della commessa

L’analisi degli aspetti finanziari della commessa sia rilevante ed essenziale. Innanzitutto, specie le imprese di piccole e medie dimensioni si trovano ad avere un potere contrattuale ridotto rispetto a clienti e fornitori di dimensione maggiore che possono imporre scadenze di incassi e pagamenti in grado di destabilizzare l’impresa e procurare tensioni finanziarie notevoli. Si aggiunga, inoltre, che imprese di piccola e media dimensione sono anche meno facilitate nel ricorso al prestito per finanziare i fabbisogni finanziari che derivano dalla gestione. Inoltre, l’acquisizione delle commesse puòrichiedere fabbisogni finanziari rilevanti, non solo a motivo della differenzatra le scadenze degli incassi e quelle dei pagamenti, ma anche per la necessitàdi acquisire macchinari specifici per la realizzazione di una commessa.

L’analisi della sostenibilità finanziaria dellacommessa dovrebbe perciò basarsi esclusivamente sui flussi di cassadifferenziali o incrementali, quei flussi, cioè, che l’azienda si aspetta diincassare o pagare solo in relazione all’avvio della commessa

Una caratteristica che abbiamo spesso riscontratonelle aziende che operano su commessa è la difficoltà ad integrare i processi gestionalie produttivi. La focalizzazione sulla commessa come elemento fondamentaledell’attività dei manager rende più difficile integrare le commesse,individuando le relazioni che tra queste esistono o si possono generare.Adottare un approccio gestionale capace di guardare al portafoglio di commesseche l’impresa gestisce in un periodo, e non solo alle singole commesse,consente di svolgere analisi e assumere decisioni in grado di migliorare laperformance economico-finanziaria. Si tratta di decisioni che potrebbero ancheessere meno profittevoli a livello della singola commessa, ma più efficaci alivello dell’intero portafoglio. Quando si riesce a svolgere questa integrazionetra le commesse di un’impresa, anche l’attività di preventivazione vienefacilitata. È importante che tale integrazione si possa svolgere sin dalla fasedi preventivazione, al fine di incrementare le probabilità di ottenere unabuona performance di commessa.

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